英文E-mail寫作的7C原則


以下內容摘自『英文E-mail,抄這本就夠了』
http://www.books.com.tw/exep/prod/booksfile.php?item=0010431197
http://www.k-shop.com.tw/Books/IntroBook.jsp?bid=450

在利用 E-mail 傳達訊息時,並不要求您使用華麗優美的詞句;您需要做的就是用「簡單、樸實的語言,清晰、準確、完整地表達自己的意思」,讓對方可以非常清楚的瞭解您想傳達的訊息。以下就介紹寫好英文 E-mail 需要掌握的「7C 原則」:




1. Conciseness 簡潔
優秀的英文書信應該行文流暢、言簡意賅、避免冗長。也就是說,寫信者必須使用簡短量少的文字表達必要的資訊。請對比下面的句子:
Company operations for the preceding accounting period terminated with a substantial deficit.(公司再操作的營運上做出了許多錯誤的決定因此損失了一些利潤。)→too complicated
The company lost much money last year.(公司去年損失了許多錢。)→more concise


2. Concreteness 具體
英文書信書寫過程中,一般會涉及一些情況的描述,比如時間、地點、價格、貨品編號……等等,發文者應盡可能做到具體的描述,這樣會使交流的內容更加清楚,並且更加有助於加快事務的進程。請對比下面的句子:
These brakes can stop a car within a short distance.(這像煞車系統可以在短距離內使一台車停下來。)→general
These Goodson power brakes can stop a 2-ton car within 24 feet.(古森煞車系統可以再24呎內史一台兩頓重的車停下。)→concrete and attractive


3. Clearness 清晰
清晰是英文書信寫作最重要的原則。一封含糊不清、詞不達意的書信會引起誤會與歧義,甚至會造成貿易損失。清楚表達應注意選擇正確、簡練的詞以及正確的句子結構。一般地,商務文書的撰寫者必須將自己的意思清晰地表達出來,以便對方準確理解。請對比下面的句子:
We can supply 50 tons of the item only.(我們只能提供五十頓商品。)→focus on the item
We can supply only 50 tons of the item.(我們能夠提供五十頓這樣的商品)→focus on the quantity


4. Courtesy 禮貌
書信交往,同樣需要以禮待人,因而在寫信過程中,要避免傷害對方感情的表達。措辭上多選用些禮貌、委婉的詞語,像 would, could, may, please, thank you 等。當然這並不意味著一味地低三下四。請對比下面的句子:
We are sorry that you misunderstood me.(我們很遺憾你對我們的誤解。)→put the blame on you
We are sorry that we didn’t make ourselves clear.(我們很抱歉沒把我們的論述表達清楚。)→put the blame on self


5. Consideration 體貼
在英文書信寫作過程中,寫信者應設身處地地想到對方,尊重對方的風俗習慣,即採取所謂的」You-Attitude」(「對方態度」),盡可能地避免使用 」I-Attitude」 或「We-Attitude」(我方態度)。另外,還應該考慮到收信者的文化程度、性別等方面的因素。請對比下面的句子:
I received your letter of June 23, 2008 this morning.(我於 2008 年 6 月 23 日早上收到了您的信。)→I-Attitude
Your letter of June 23, 2008 arrived this morning.(您的信件已於 2008 年 6 月 23 日早上送達。)→You-Attitude


6. Correctness 正確
英文書信中,除了避免語法、拼寫、標點錯誤外,其所引用的史料、資料等也應準確無誤。尤其在商務英語中提到具體日期、資料等內容時更要準確表達以免發生歧義。請對比下面的句子:
This contract will come into effect from Oct.1.(這份合約將於 10 月 1 日起生效。)→ambiguous
This contract will come into effect from and including October 1, 2008.(這份合約將於 2008年 10 月 1 日當日開始生效。)→accurate


7. Completeness 完整
在英文書信寫作中,資訊的完整性很關鍵,所以商務信函中應包括所有必需的資訊。例如下述通知,短短的幾句話就包含了應有的全部資訊:
Notice
All the staffs of Accounts Department are requested to be ready to attend the meeting in the conference room on Tuesday, at 3:00 p.m., Jan. 6, 2008, to discuss the financial statement of last year.


Accounts Department


本文轉自:http://www.nciku.com.tw/space/space.php?uid=213&do=blog&id=771


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